Quel est le contenu d’une lettre de mission ?
- Identification des parties contractantes : Il est essentiel de mentionner clairement l’identité des signataires, qu’il s’agisse d’individus ou d’entités commerciales, pour assurer la validité du contrat. Le nom du professionnel de l’expertise comptable responsable de la mission doit être renseigné.
- Objet du contrat : La lettre doit décrire de manière exhaustive le but de la mission, incluant les services spécifiques à fournir, pour éviter toute ambiguïté future.
- Référence aux normes professionnelles et au code de déontologie applicable à la mission.
- Obligations des parties : Ce segment détaille les responsabilités de chacun, assurant ainsi que toutes les attentes sont bien comprises et acceptées par les deux parties. Un tableau de répartition des tâches administratives entre le client et le cabinet est fréquemment joint.
- Durée et conditions temporelles : La période pendant laquelle les services seront fournis doit être spécifiée, ainsi que toute condition relative à une extension ou une rupture anticipée du contrat.
- Aspects financiers : Une explication complète des honoraires, des budgets alloués, et des dépenses autorisées est cruciale pour maintenir une transparence financière.
- Modalités de renouvellement et de résiliation : Des clauses explicites sur les conditions de continuation ou d’arrêt de la mission fournissent un cadre clair pour gérer l’évolution ou la fin de la relation contractuelle.
- La signature du professionnel et celle du client. Si le professionnel est une personne morale, une personne physique doit cosigner la lettre de mission. Ce peut être un associé, le gérant ou bien encore un administrateur.
Comment résilie-t-on la lettre de mission ?
Le premier réflexe est de se référer à son contenu.
En cas de dénonciation en cours d’année, il est généralement prévu le versement d’une indemnité de rupture correspondant à un pourcentage des honoraires prévus pour l’exercice en cours. Des conditions de forme peuvent également être requises comme l’envoi de la lettre de dénonciation en courrier Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR).
En cas de non renouvellement du contrat à la date de la fin de mission, la faculté de dénoncer la lettre de mission est généralement encadrée dans un délai. Ce dernier peut être long, les conditions générales pouvant prévoir une obligation d’informer l’Expert-Comptable par lettre recommandée avec accusé de réception 3 mois au moins avant le premier jour de l’exercice comptable suivant (soit par exemple pour une clôture au 31/12, et que vous souhaitez changer d’Expert-Comptable pour 2022, le courrier sera à adresser avant le 30/09/21).
Il est nécessaire de vérifier que l’ensemble de vos honoraires soient réglés.
Dans le cas où vous contestez des honoraires, vous pouvez saisir l’Ordre des Experts-Comptables de ce différend.
A noter ici qu’un Expert-Comptable ne pourra accepter de vous suivre qu’après s’être assuré auprès de son confrère que rien ne s’oppose à son entrée en fonction.
En fin de mission, et en l’absence de différend, l’Expert-Comptable a l’obligation de remettre à son successeur ou à son client les documents utiles pour lui permettre de bien démarrer sa mission.
Il ne peut exercer son droit de rétention sur vos documents comptables si vous avez complètement réglé ses services.
Exemples et cas pratiques
Pour illustrer l’application de la lettre de mission, prenons l’exemple d’un entrepreneur débutant son activité qui s’adresse à un expert-comptable pour tenir sa comptabilité. La lettre de mission décrira les étapes de la constitution juridique, la tenue comptable, l’établissement des comptes annuels, les déclarations fiscales périodiques et les conseils en gestion.
Conclusion
La lettre de mission est un outil essentiel pour formaliser la relation entre un expert comptable et son client, assurant clarté, protection, et efficacité. Elle a pour objectif de refléter le plus fidèlement possible l’accord entre les deux parties, établissant ainsi une fondation solide pour une collaboration réussie. En suivant ces principes et en adaptant le contenu à chaque situation spécifique, les parties impliquées peuvent créer un partenariat basé sur la confiance, la responsabilité, et le respect mutuel.
La lettre de mission est tout à fait essentielle car elle concrétise l’accord des parties et définit les prestations que vous allez réaliser et celles qui restent à la charge du client ainsi que les droits et obligations de chacun.